facture de tenue d'AG abusive : comment faire?

[FloraCiel]

Bonjour,

Nous sommes une petite copropriété (8 logements) avec très peu de demandes à notre syndic professionnelle. L'essentiel de leur travail est de payer les factures et nous envoyer les appel de fonds. Le forfait est de 2880 euros/an.

Cette année, lors de la vérification des comptes 2019 (qu'ils m'ont envoyés par mail le 28/07/2020)en préparation de l'AG 2020, j'ai détecté une facture d'un montant de 354 euros pour la tenue de l'AG précédente 2019 (définis en frais de débours). 

J'ai donc envoyé un mail au syndic pour leur dire que la tenue de l'AG était comprise dans notre forfait et qu'il fallait supprimer cette facture. 

Premier mail envoyé le 29/07/2020. Sans réponse du syndic, j'ai envoyé un mail de relance le 31/08/2020. Sans réponse j'ai appelé le 07/09/2020 mais sans possibilité de parler au gestionnaire de notre copropriété qui était "en rendez-vous". Il ne m'a pas rappelé par la suite.

Le syndic a envoyé les convocations avec les comptes tels quels.

Lors de l'AG 2020, j'ai alors expliqué au gestionnaire que la tenue de l'AG était comprise dans le forfait. Il m'a répondu que la facture venait du fait que l'AG s'était tenue un samedi (ce n'est pas lui qui avait tenu l'AG 2019).

J'ai alors dit que :
1) nous n'avons jamais été tenus au courant de ce fait

2) de plus, l'AG 2018 s'était aussi tenue un samedi et nous n'avions pas été facturés dans les comptes 2019

3)le contrat ne mentionne pas le fait que l'AG devait être tenue durant la semaine et que la tenue un samedi serait facturée hors forfait.

Le gestionnaire m'a répondu que c'était écrit dans le contrat, que c'était évident pour lui.

Or, voici ce qu'il est écrit dans le contrat:

chapitre 7: "les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit: du Lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30."

Chapitre 7.1 le forfait
Chapitre 7.1.2 précisions concernant la tenue de l'AG : "les parties conviennent que l'AG sera tenue pour une durée de 2h à l'intérieur d'une plage horaires allant de 9h à 21h par le syndic".

l'AG des copropriétaires a voté la validation des comptes SOUS RÉSERVE que la facture soit supprimée.

Le gestionnaire devait revenir vers moi après avoir demander au "patron du syndic".

Quelques jours après l'AG, le gestionnaire me répond par mail:
"Concernant l'approbation des comptes 2019 sous réserve que M. xx vous retire les débours 2019 de l’AG.Il faut savoir que M. xx refusant de les retirer, vos comptes 2019 ne seront pas approuvés et donc pas répartis."

Nous considérons que cette facturation est abusive puisqu'il n'est pas écrit clairement que l'AG doit être tenue en semaine dans le contrat et que l'AG précédente tenue un samedi ne nous a pas été facturée.

Si nous avions été mis au courant, nous n'aurions pas tenu l'AG un samedi.

Nous payons déjà très cher (2880 euros) à 8 et ils ne font pas grand chose pour nous (nous recherchons nous mêmes les artisans, faisons les devis, sommes présents pour accueillir les artisans, réceptionnons les travaux, etc).

De plus, dans le contrat, il est écrit qu'ils doivent faire une visite annuelle de 1/2h. Pourtant, en 3 ans, ils ne se sont jamais déplacés à notre copropriété. 

A noter que sur le contrat de renouvellement pour l'année à venir, ils avaient écrit des dates jusqu'en 2022 (donc pour 2 ans au lieu d'un an!) et que j'ai vu l'erreur avant de signer..

Enfin, les comptes 2019 n'étant pas validés du fait de notre réserve, ils vont nous facturer une mise à niveau des comptes lors de l'année prochaine à 120 euros TTC l'heure!!

Pourriez vous svp me dire si cette facturation est légale? Comment faire pour les forcer à la supprimer? Y'a-t-il un article de loi ou un texte à citer?

Je suis présidente du conseil syndical, je travaille beaucoup pour notre copropriété et je suis dépitée par ces arnaques..

Merci à ceux qui prendront le temps de me conseiller.

FloraCiel

[justedroit]

Bonjour FloraCiel,
Si les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés du Lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30, je comprends comme le syndic que le 6ième jour soit le samedi est sous-entendu comme n'entrant pas en compte pour la détermination de la rémunération,

Mais cette clause est illégale et doit être considérée comme abusive, susceptible d'être réputée non écrite, au sens où ce contrat n'est pas le contrat type prévu à l'article 29 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, où il est énoncé que :

« Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il détermine les conditions d'exécution de la mission de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Le contrat type de syndic prévu au troisième alinéa de l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est celui figurant en annexe 1 du présent décret.
Le syndicat de copropriétaires mentionné à l'article 18-1 AA de cette même loi peut déroger aux stipulations du contrat type dans les conditions prévues au dit article.
Le contrat de syndic conclu entre les parties est rédigé en caractères dont la hauteur ne peut être inférieure à celle du corps huit.
La liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu à versement au profit du syndic d'une rémunération spécifique complémentaire conformément à l'alinéa 1 de l'article 18-1 A de la même loi figure en annexe 2 du présent décret.
La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l'assemblée générale ».

Cette possible dérogation évoquée ci-dessus mentionné à l'article 18-1 AA de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis concerne seulement les immeubles à destination autre que d'habitation, ce qui n'est pas votre cas d'espèce.

Ce Décret no 2015-342 du 26 mars 2015 qui définit le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières prévus à l’article 18-1 A de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, est un modèle à respecter par les parties au contrat.

Et précisément son article 7 relatif aux prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel précise que le samedi est un jour ouvrable de référence et non un jour particulier :

« Les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit : Le lundi de … h à … h et de … h à … h ; Le mardi de … h à … h et de … h à … h ; Le mercredi de … h à … h et de … h à … h ; Le jeudi de … h à … h et de … h à … h ; Le vendredi de … h à … h et de … h à … h ; Le samedi de … h à … h et de … h à … h ».

Par ailleurs, si le contrat prévoit la visite annuelle du syndic et qu'elle n'a pas été effectuée, vous conformant aux dispositions de l'article 1217 du Code civil suivant, il vous est fait droit de réclamer le remboursement de cette prestation que celle-ci soit comprise au forfait ou pas 

« La partie envers laquelle l'engagement n'a pas été exécuté, ou l'a été imparfaitement, peut :
-refuser d'exécuter ou suspendre l'exécution de sa propre obligation ;
-poursuivre l'exécution forcée en nature de l'obligation ;
-solliciter une réduction du prix ;
-provoquer la résolution du contrat ;
-demander réparation des conséquences de l'inexécution.
Les sanctions qui ne sont pas incompatibles peuvent être cumulées ; des dommages et intérêts peuvent toujours s'y ajouter ».

Une réclamation de remboursements doit être effectuée par voie R avec AR gardant copie.

C'est mon analyse comme réponses à vos questions.

[FloraCiel]

Bonjour Justedroit,

Merci beaucoup pour votre réponse détaillée.

Cette possible dérogation évoquée ci-dessus mentionné à l'article 18-1 AA de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis concerne seulement les immeubles à destination autre que d'habitation, ce qui n'est pas votre cas d'espèce.

Notre copropriété (8 copropriétaires) comprend 4 bâtiments (3 bâtiments comprenant 1 ou 2 logements d'habitation chacun et un bâtiment comprenant 2 logements d'habitation et une boutique). Cela change-t-il quelque chose à votre analyse et au décret à citer ? (le contrat signé avec le syndic ressemble exactement à celui du décret).

Concernant les visites annuelles non effectuées, peut-on demander le remboursement des visites non effectuées sur plusieurs années en arrière ? En effet, nous avons signé notre 1er contrat avec eux en juin 2018. Ils auraient donc dû effectuer une visite en 2018 et une en 2019. Puis-je demander le remboursement sur 2 ans ?
De plus, doit-on préciser un montant de remboursement ?
(dans le contrat, la rémunération de prestations particulières est de 75eurosTTC/heure pour un non cadre et 105 euros TTC/heure pour un cadre. A noter que pour la reprise des comptes en 2018, ils nous ont facturé 120 euros TTC/heure, ce que je ne m'explique pas).

Donc en conclusion, si j'ai bien tout compris, je dois envoyer une lettre recommandée avec A/R au syndic leur demandant la suppression de la facturation de l'AG et le remboursement des 2 visites annuelles non effectuées. Est-ce bien cela?

Pourriez-vous me dire qui mettre en signature du courrier ? Est-ce mon nom en tant que présidente du CS ou bien "le conseil syndical de la copropriété" ou bien "la copropriété" ?

SI vous avez un peu de temps supplémentaire (sinon ce n'est pas grave), pourriez-vous me donner votre analyse sur les 3 points suivants svp:

1) Lors de la tenue de l'AG qui vient de se tenir, il est apparu que plusieurs d'entre nous n'avez pas reçu la convocation envoyée en A/R par la poste. Seulement 2 sur 8 copropriétaires semblent l'avoir reçue. Il semble y avoir eu des problèmes dans l'envoi et les adresses des courriers.. Certains ont alors demandé l'envoi par mail, d'autres n'ont rien demandé.. Peut-on demander à ne pas payer l'envoi des courriers A/R?

2) Pour éviter des frais d'envoi en A/R et être sure que tous les copropriétaires reçoivent le PV de l'AG, j'ai demandé au syndic d'envoyer le PV par mail à tous les copropriétaires. Celui-ci m'a répondu qu'il était obligatoire pour eux d'envoyer le PV par courrier avec A/R. Or j'ai lu sur internet que cela n'était obligatoire que pour les copropriétaires ayant voté contre une résolution pendant l'AG. Est-ce normal qu'il refuse l'envoi du pv par mail à ceux ayant voté pour ou s'étant abstenu pour toutes les résolutions?

3) Est-il normal de la part du syndic de passer des frais de tenue d'AG en débours?

encore merci beaucoup pour tous vos conseils. C'est super gentil.

[FloraCiel]

Justedroit, notre syndic semble être fermé le samedi, selon vous, sont ils tout de même obliges de noter leurs horaires du samedi dans le contrat de syndic dans ce cas là?
Encore merci
Floraciel

[justedroit]

Bonjour FloraCiel,

Notre copropriété (8 copropriétaires) comprend 4 bâtiments (3 bâtiments comprenant 1 ou 2 logements d'habitation chacun et un bâtiment comprenant 2 logements d'habitation et une boutique). Cela change-t-il quelque chose à votre analyse et au décret à citer ?

1 commerce pour 4 bâtiments qui constituent la copropriété ne détourne celle-ci de sa destination d'habitation.

Concernant les visites annuelles non effectuées, peut-on demander le remboursement des visites non effectuées sur plusieurs années en arrière

En principe oui ; prescription par cinq ans.

De plus, doit-on préciser un montant de remboursement

Non seulement vous devez préciser le montant mais aussi le cas échéant le décompter (démonstration de la somme due) évoquant éventuellement l'article 1302-1 du Code civil :
« Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l'a indûment reçu ».

Donc en conclusion, si j'ai bien tout compris, je dois envoyer une lettre recommandée avec A/R au syndic leur demandant la suppression de la facturation de l'AG et le remboursement des 2 visites annuelles non effectuées. Est-ce bien cela?

Oui, si tel est votre souhait s'agissant d'une demande de remboursement lorsque le syndic ne répond pas aux appels téléphonés ou mails.

Pourriez-vous me dire qui mettre en signature du courrier ? Est-ce mon nom en tant que présidente du CS ou bien "le conseil syndical de la copropriété" ou bien "la copropriété" ?

En tant que présidente du conseil syndical où il est de bon ton de remplacer le « je » par le « nous » représentant les copropriétaires.

1) Lors de la tenue de l'AG qui vient de se tenir, il est apparu que plusieurs d'entre nous n'avez pas reçu la convocation envoyée en A/R par la poste. Seulement 2 sur 8 copropriétaires semblent l'avoir reçue. Il semble y avoir eu des problèmes dans l'envoi et les adresses des courriers.. Certains ont alors demandé l'envoi par mail, d'autres n'ont rien demandé.. Peut-on demander à ne pas payer l'envoi des courriers A/R?

Oui dés lors qu'il appartient à l'expéditeur (le payeur) de ces envois RAR de porter réclamation auprès de la poste pour dédommagement.

2) Pour éviter des frais d'envoi en A/R et être sure que tous les copropriétaires reçoivent le PV de l'AG, j'ai demandé au syndic d'envoyer le PV par mail à tous les copropriétaires. Celui-ci m'a répondu qu'il était obligatoire pour eux d'envoyer le PV par courrier avec A/R. Or j'ai lu sur internet que cela n'était obligatoire que pour les copropriétaires ayant voté contre une résolution pendant l'AG. Est-ce normal qu'il refuse l'envoi du pv par mail à ceux ayant voté pour ou s'étant abstenu pour toutes les résolutions?

Non et cela n'est pas récent s'agissant du Décret no 2015-1325 du 21/10/2015 relatif à la dématérialisation des notifications ….

3) Est-il normal de la part du syndic de passer des frais de tenue d'AG en débours?

Les débours sont dans les frais d'administration ceux inhérents à la gestion commune qui sont distincts de la rémunération et des frais postaux. Demandez ce que sont ces débours qui n'entrent pas dans le cadre du forfait de la tenue de l'AG

notre syndic semble être fermé le samedi, selon vous, sont ils tout de même obliges de noter leurs horaires du samedi dans le contrat de syndic dans ce cas là?

Les horaires d'activité du syndic ne sont pas ceux de l'ouverture ou fermeture de son agence.

Telle est mon interprétation comme réponses à vos questions. .

[Lardy]

Bonjour , lors de l'Assemblée Génerale de l'année derniére je suis arrivé en retard (votes fait et rangement de la salle), je posé des questions à un voisin , sans trop ... , rien à dire c'est moi qu'est arrivé en retard , mais quan j'ai reçue le compte rendu ( travaux couverture 80 069,51 euros) j'essayé de prend contacte avec SYCOGEST (syndic) est la le COVID et le Confinement cette été je j'essayé , toujours sans sucés , revenue vers un voisin et je demandé pourquoi pas un crédit vue les sommes ,? la prime pour des travaux énergétiques et pourquoi pas proposé de posé des panneaux solaire vue que c'est toute la toiture isolation qu'est à refaire et là il me dit que la question n'avais pas etais sumise ni même pas aborder ni le syndic ni les voisin qquns agéés , d'autres déborder , j'aimerais savoir si mémé devis signée et travaux prévues est il possible de voir pour les aides et les panneaux solaire ? Cordialement 



Le Nom de notre syndic

SYCOGEST IMMOBILIER 

14 Bis rue du Rempart

91150 ETAMPES

Tél: 0169924800