Agence de gestion locative rupture de confiance

[shoes59]

Bonjour,
Merci pour votre proposition. Je suis preneuse de votre modèle de courrier pré-médiation.
Demain je vais récupérer mes documents et mes clés. Dois-je émettre des réserves (est-ce que sont bien les clés de mon appartement ?)
Dois-je leur dire que je vais procéder au changement de barillet ?
Vérifier que ce sont bien les clés de l'appartement en allant les tester.
Mail à mon assurance.
Changement de barillet.
Courrier à l'agence de demande de remboursement.
Vous allez me dire "tout ça pour un barillet", mais j'avoue que c'est la goutte d'eau qui fait déborder le vase. Il y a eu d'autres manquements de gestion (que j'ai bien envie de leur rappeler également), mais je ne peux pas tout détailler ici.
Et lorsqu'ils m'indiquent dans leur dernier mail que je n'ai pas été courtoise ni respectueuse, là aussi.... mieux vaut ne pas relever...
Je ne comprends pas leur posture de "mettre la poussière sous le tapis".
Au plaisir de vous lire. Belle journée

[Sauvegarde]

Bonjour,

vous devez être vigilante mais neutre donc vous vérifiez le nombre de clés,vous vérifiez le porte-clés,vous comparez avec votre souvenir.
Si vous avez le moindre doute, vous notez :
“Réserve sur la conformité des clés restituées”. Même sans preuve immédiate, vous avez le droit de douter.

Surtout, ne pas accuser frontalement, ne pas entrer dans un débat sur place. Vous restez factuelle.

Excellente idée le test des clés, Vous testez dès que possible :porte d’entrée,boîte aux lettres,parties communes. Si une clé ne fonctionne pas → preuve immédiate

Vous ne dites pas que vous changez le barillet pour l'instant car :
ils pourraient contester ou ou tenter de vous en dissuader ou minimiser

La stratégie gagnante est :
vous faites puis vous réclamez

Franchement, vous êtes exactement dans la bonne séquence, bravo une femme d'action dans la stratégie :
récupération
vérification
assurance
changement cylindre
demande remboursement

Vous dites :
“je ne comprends pas leur posture” mais en réalité, elle est très classique :

ils nient la faute → pour éviter responsabilité
ils vous reprochent le ton → pour se protéger
ils minimisent → pour éviter de payer

C’est du pilotage de risque juridique, pas du bon sens.
Donc , ne le prenez pas personnellement, restez sur le terrain des faits.

Modèle de courrier PRÉ-MÉDIATION (à utiliser après refus)
Objet : Demande de remboursement – mise en cause de votre responsabilité

Madame, Monsieur,

Faisant suite à la restitution des clés et à la fin du mandat de gestion portant sur mon bien situé [adresse], je reviens vers vous concernant la gestion des clés dont vous aviez la garde.

Comme indiqué dans nos précédents échanges, des incohérences dans la gestion et la traçabilité de ces clés ont été constatées, ainsi que des informations contradictoires quant à leur localisation.

Compte tenu de ces éléments, et du risque manifeste en matière de sécurité, j’ai été contrainte de faire procéder au remplacement du cylindre de la serrure.

Cette intervention résulte directement des manquements dans la gestion des clés dont vous aviez la responsabilité.

Vous trouverez ci-joint la facture correspondante, d’un montant de [X €].

En conséquence, je vous remercie de bien vouloir procéder à son remboursement dans un délai de 15 jours à compter de la réception du présent courrier.

À défaut de réponse satisfaisante dans ce délai, je me verrai contrainte de saisir le médiateur de la consommation compétent, voire d’engager toute démarche utile afin de faire valoir mes droits.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

===

Demain :

mode “constat d’huissier sans huissier”

factuel
écrit
photos
zéro émotion

Si demain il y a le moindre doute ou tension, revenez me voir avec ce qu’ils vous disent : je vous aiderai à réagir au millimètre, puis nous fêterons cela à cotre convenance

[shoes59]

Bonjour,
J'ai donc préparé un document avec deux tableaux, l'un pour les trousseaux de clés et l'autre pour les documents. Et bien évidemment les coordonnées des deux parties. Au-dessus des signatures j'ai déjà indiqué : "Remise effectuée sous réserve de la conformité et vérification de l’intégralité des trousseaux restitués."
S'ils refusent de le signer je le prendrai tout de même en photo, ainsi que les trousseaux et leur enverrai sur place par mail.
La suite au prochain épisode !
Merci pour votre soutien et vos conseils.

[shoes59]

Bonjour @sauvegarde,
J'ai rempli mon tableau, qu'ils ont signé dans difficulté (mon interlocutrice habituelle était absente). Pris une photo du trousseau sur le document et leur ai envoyé devant eux la photo par mail.
Mes craintes étaient fondées (c'était tout de même prévisible), donc absence d'un badge d'accès et du porte-clé d'origine, et une 3ème clé qui donc est une copie.
J'ai remarqué d'autres manquements de gestion encore plus graves.
J'aurais aimé qu'on en échange ailleurs que sur le forum si c'est possible.
Belle après-midi.

[Sauvegarde]

Bonjour @sauvegarde,
J'ai rempli mon tableau, qu'ils ont signé dans difficulté (mon interlocutrice habituelle était absente). Pris une photo du trousseau sur le document et leur ai envoyé devant eux la photo par mail.
Mes craintes étaient fondées (c'était tout de même prévisible), donc absence d'un badge d'accès et du porte-clé d'origine, et une 3ème clé qui donc est une copie.
J'ai remarqué d'autres manquements de gestion encore plus graves.
J'aurais aimé qu'on en échange ailleurs que sur le forum si c'est possible.
Belle après-midi.

Bonsoir,

Vous avez fait exactement ce qu’il fallait et votre intuition était la bonne.

Je vais être très clair :
là, on n’est plus dans un simple doute → on est dans un dossier solide contre l’agence.

Le forum ne permet pas la communication en privé, vous pouvez déposer ici une adresse mail "poubelle" sur laquelle je vous communiquerai mes coordonnées, mail que vous détruirez ensuite ainsi que votre message puisque le forum permet la suppression des messages envoyés ad vitam.

[Tina730]

Bonjour,

J'ai un appartement que j'ai mis en gestion locative dans une agence dont je ne suis pas satisfaite.

La date de fin de contrat est au 21 mai.

Hier, une énième "bourde" de leur part, ils ont "perdu" (car non tracé dans un registre) un jeu de clés de cet appartement que je leur avais confié afin qu'une entreprise puisse venir effectuer une recherche de fuite dans cet appartement.

Mes locataires partent en début de semaine prochaine, ils doivent en trouver des nouveaux, mais depuis quelques temps la confiance est rompue, manque de réactivité, d'implication, j'ai dû régler moi-même tous les problèmes, à tel point que les locataires me contactaient en direct, je leur faisais donc un rapport afin qu'ils soient informés.

Je leur ai envoyé un courrier recommandé actant qu'ils avaient perdu la clé dont ils avaient la garde (clé qu'ils n'avaient pas tracée) en leur demandant de changer le barillet à leur frais.

Ils m'ont répondu hier que les clés étaient à l'agence. J'y suis allée immédiatement, il m'a été répondu qu'une collaboratrice était partie en déplacement à 1000 km de l'agence (et de mon appartement) avec mon trousseau de clés....

J'ai renvoyé un mail hier en leur indiquant que cette faute grave et ce mensonge délibéré rendent impossible la poursuite de notre collaboration.

Je leur ai dit que je passerai récupérer mes clés et documents le lendemain de l'état des lieux, en leur donnant une heure de passage.

Merci de vos avis éclairés, retours d'expériénce, conseils !!!

Bonne fin de journée.

Bonsoir,

j'ai également eu de nombreux soucis avec l'agence qui gerait mes biens (deux appartements).
Avec mon mari, nous avons donc vendu un appartement, et changer d'agence pour le second.
Et la gestionnaire locatif était la directrice d'agence, donc bon par d'autre choix que de changer, sinon on aurait pu tenter de demander un changement de gestionnaire locatif, résultat : en attendant, on n'a juste pu demandé à ne plus recevoir de mails de sa part (car en plus elle pouvait envoyé des mails très désagréables et pas du tout pro).

En esperant que cela se déroule mieux avec cette nouvelle agence. Au moins du côté des locataires, ils sont supers pour le coup, ils ont bien entretenu notre appartement et même l'améliore, donc on finira sur une touche positif, mais ça sera les derniers, ensuite on vendra aussi cet appartement.

Parmis les soucis rencontrés : dégâts causés par les locataires transformés en vetusté, documents demandés lors du changement d'agence non fournis : "mais c'est sur l'extranet", or il s'averait que non, certains documents n'étaient pas disponible sur l'extranet bailleur,elle n'était pas au courant de nouvelles normes : c'est mon mari qui a dû en informer la gestionnaire locative, alors que c'est son boulot (par exemple : ne savait pas que les robinets thermostatiques + thermostat programmables sont bientôt obligatoire, d'abord d'ici 2027, puis repousser à 2030) !
Une fois un dégat des eaux non declaré par le locataire et on a dû faire repeindre tout l'appartement de notre poche !
Verse les loyer tard (en moyenne vers le 12-13 voir cela peut aller au 15 si il y a un week end, alors que la date limite de paiement des loyers des locataires est le 5 du mois, alors que la nouvelle agence doit nous reverser rapidement les loyers, dès qu'ils l'ont reçu ou presque)


Bref ne connait pas bien certaines lois, pas de loyauté envers les bailleurs, désagrable, de mauvaise foi, immature, pas professionnel et j'en passe, nous n'avons plus qu'un mois avec eux et ensuite bon débarras ! Mais notre santé en a pris un coup, ainsi que notre moral.

En résumé : vendez ou changer d'agence ( mais je vous préviens, vendre en France est très compliqué, beaucoup de documents à donner, et parfois des notaires qui défendent mal ou pas les interêts des vendeurs, idem pour les agents immobiliers. Il n'y a pas de solutions parfaites).

Si vous avez les moyens peut être laisser à l'abondon ? car la vente est vraiment, vraiment compliquée de nos jours. Si vous vendez, faites le minimum niveau renovation, juste assez pour que ce soit vendable, c'est moins couteux, moins fatiguant que de le refaire nickel du sol au plafond en passant par la cuisine, puis vendu en dessous de sa réelle valeur...