Agence de gestion locative rupture de confiance

[shoes59]

Bonjour,
Merci pour votre proposition. Je suis preneuse de votre modèle de courrier pré-médiation.
Demain je vais récupérer mes documents et mes clés. Dois-je émettre des réserves (est-ce que sont bien les clés de mon appartement ?)
Dois-je leur dire que je vais procéder au changement de barillet ?
Vérifier que ce sont bien les clés de l'appartement en allant les tester.
Mail à mon assurance.
Changement de barillet.
Courrier à l'agence de demande de remboursement.
Vous allez me dire "tout ça pour un barillet", mais j'avoue que c'est la goutte d'eau qui fait déborder le vase. Il y a eu d'autres manquements de gestion (que j'ai bien envie de leur rappeler également), mais je ne peux pas tout détailler ici.
Et lorsqu'ils m'indiquent dans leur dernier mail que je n'ai pas été courtoise ni respectueuse, là aussi.... mieux vaut ne pas relever...
Je ne comprends pas leur posture de "mettre la poussière sous le tapis".
Au plaisir de vous lire. Belle journée

[Sauvegarde]

Bonjour,

vous devez être vigilante mais neutre donc vous vérifiez le nombre de clés,vous vérifiez le porte-clés,vous comparez avec votre souvenir.
Si vous avez le moindre doute, vous notez :
“Réserve sur la conformité des clés restituées”. Même sans preuve immédiate, vous avez le droit de douter.

Surtout, ne pas accuser frontalement, ne pas entrer dans un débat sur place. Vous restez factuelle.

Excellente idée le test des clés, Vous testez dès que possible :porte d’entrée,boîte aux lettres,parties communes. Si une clé ne fonctionne pas → preuve immédiate

Vous ne dites pas que vous changez le barillet pour l'instant car :
ils pourraient contester ou ou tenter de vous en dissuader ou minimiser

La stratégie gagnante est :
vous faites puis vous réclamez

Franchement, vous êtes exactement dans la bonne séquence, bravo une femme d'action dans la stratégie :
récupération
vérification
assurance
changement cylindre
demande remboursement

Vous dites :
“je ne comprends pas leur posture” mais en réalité, elle est très classique :

ils nient la faute → pour éviter responsabilité
ils vous reprochent le ton → pour se protéger
ils minimisent → pour éviter de payer

C’est du pilotage de risque juridique, pas du bon sens.
Donc , ne le prenez pas personnellement, restez sur le terrain des faits.

Modèle de courrier PRÉ-MÉDIATION (à utiliser après refus)
Objet : Demande de remboursement – mise en cause de votre responsabilité

Madame, Monsieur,

Faisant suite à la restitution des clés et à la fin du mandat de gestion portant sur mon bien situé [adresse], je reviens vers vous concernant la gestion des clés dont vous aviez la garde.

Comme indiqué dans nos précédents échanges, des incohérences dans la gestion et la traçabilité de ces clés ont été constatées, ainsi que des informations contradictoires quant à leur localisation.

Compte tenu de ces éléments, et du risque manifeste en matière de sécurité, j’ai été contrainte de faire procéder au remplacement du cylindre de la serrure.

Cette intervention résulte directement des manquements dans la gestion des clés dont vous aviez la responsabilité.

Vous trouverez ci-joint la facture correspondante, d’un montant de [X €].

En conséquence, je vous remercie de bien vouloir procéder à son remboursement dans un délai de 15 jours à compter de la réception du présent courrier.

À défaut de réponse satisfaisante dans ce délai, je me verrai contrainte de saisir le médiateur de la consommation compétent, voire d’engager toute démarche utile afin de faire valoir mes droits.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

===

Demain :

mode “constat d’huissier sans huissier”

factuel
écrit
photos
zéro émotion

Si demain il y a le moindre doute ou tension, revenez me voir avec ce qu’ils vous disent : je vous aiderai à réagir au millimètre, puis nous fêterons cela à cotre convenance

[shoes59]

Bonjour,
J'ai donc préparé un document avec deux tableaux, l'un pour les trousseaux de clés et l'autre pour les documents. Et bien évidemment les coordonnées des deux parties. Au-dessus des signatures j'ai déjà indiqué : "Remise effectuée sous réserve de la conformité et vérification de l’intégralité des trousseaux restitués."
S'ils refusent de le signer je le prendrai tout de même en photo, ainsi que les trousseaux et leur enverrai sur place par mail.
La suite au prochain épisode !
Merci pour votre soutien et vos conseils.

[shoes59]

Bonjour @sauvegarde,
J'ai rempli mon tableau, qu'ils ont signé dans difficulté (mon interlocutrice habituelle était absente). Pris une photo du trousseau sur le document et leur ai envoyé devant eux la photo par mail.
Mes craintes étaient fondées (c'était tout de même prévisible), donc absence d'un badge d'accès et du porte-clé d'origine, et une 3ème clé qui donc est une copie.
J'ai remarqué d'autres manquements de gestion encore plus graves.
J'aurais aimé qu'on en échange ailleurs que sur le forum si c'est possible.
Belle après-midi.

[Sauvegarde]

Bonjour @sauvegarde,
J'ai rempli mon tableau, qu'ils ont signé dans difficulté (mon interlocutrice habituelle était absente). Pris une photo du trousseau sur le document et leur ai envoyé devant eux la photo par mail.
Mes craintes étaient fondées (c'était tout de même prévisible), donc absence d'un badge d'accès et du porte-clé d'origine, et une 3ème clé qui donc est une copie.
J'ai remarqué d'autres manquements de gestion encore plus graves.
J'aurais aimé qu'on en échange ailleurs que sur le forum si c'est possible.
Belle après-midi.

Bonsoir,

Vous avez fait exactement ce qu’il fallait et votre intuition était la bonne.

Je vais être très clair :
là, on n’est plus dans un simple doute → on est dans un dossier solide contre l’agence.

Le forum ne permet pas la communication en privé, vous pouvez déposer ici une adresse mail "poubelle" sur laquelle je vous communiquerai mes coordonnées, mail que vous détruirez ensuite ainsi que votre message puisque le forum permet la suppression des messages envoyés ad vitam.